التعريف الجيد للمشروع

التعريف الجيد للمشروع

   لماذا تفشل المشاريع؟ هذا يشبه إلى حد ما السؤال "كم طول قطعة الخيط؟!".

   يعود فشل المشاريع للعديد من الأسباب، أهمها سوء تعريف المشروع، وهذا ما أكده استطلاع اجراه معهد إدارة المشاريع (PMI) في 2017، حيث ارجع فشل 37% من المشاريع إلى افتقارها للأهداف والمعالم الواضحة.

   وتوضع أهداف المشروع بناءً على معايير معينة؛ تكون ذات تخطيط وتوجيه صحيح، وقابلة للقياس والتحقيق، ومحددة زمنيًا. وأما الغرض من وضعها، فهو:

   - إيجاد الدافع، لتحفيز الموظفين على تحقيق ما قد يبدو خارج منطقة الراحة الخاصة بهم.

   - العمل من أجل رؤية مشتركة، لتجنب خروج الموظفين بمخرجات متفاوتة.

   - تعزيز المساءلة، لمعرفة ما إذا كان هناك تقدمًا في تحقيق الهدف من عدمه.

   - التركيز على تحقيق الأهداف المحددة.

   وفيما يتعلق بتحديد معالم المشروع، فيتم ذلك عبر طرق مختلفة، بما في ذلك المصطلحات النوعية والكمية، والصياغة الفنية، والرسوم البيانية، وما إلى ذلك. 

   وتتضمن معالم المشروع التقليدية ما يلي:
   - النطاق  (محتوى العمل الفعلي للمشروع).
   - الوقت، مدة تنفيذ المشروع، وتحقيق أهدافه.
   - المشاركة والتعاون الذي يتطلبه المشروع من مختلف المجموعات المعنية.
   - جودة المشروع (كفاءته، وقدراته، وفعالية نتائجه).
- مخاطر المشروع.
- تكاليف وميزانية المشروع.

   وتوجد علاقة متبادلة بين هذه المعالم، فإذا أتسع النطاق، زادت الميزانية، وإذا تم تخفيضها، يتم تمديد الجدول الزمني، والتقليل من الجودة ونطاق المشروع. 

      يعد وضع أهداف المشروع وتحديد معالمه أمرًا بالغ الأهمية للحصول على توقعات واقعية، ولإيجاد رؤية واضحة لدورة حياة المشروع، وهذا ما يسمى "التعريف الجيد للمشروع" الذي يجب وضعه في البداية، لإتمام المشروع في الوقت المحدد، ولتقليل من فرصة زحف النطاق، وتجاوز الميزانية، وإرهاق الموظفين. إلى جانب أنه يخلق الشفافية والتفاهم بين مدير المشروع والعميل. 

المراجع:

(1). Project Parameter... https://www.sciencedirect.com/topics/computer-science/project-parameter.

(2). Project Definition
Professional Services Guide ...
https://www.wrike.com/professional-services-guide/project-definition/.

(3). Importance of setting clear and achievable goals in an organization .. 
https://upraise.io/blog/importance-of-setting-clear-and-achievable-goals-in-an-organization/

(4). L’importance de la gestion de projets ... https://hellodarwin.com/fr/blogue/importance-gestion-projets

(5). The four project parameters: time, cost, quantity and quality ...
https://www.the-centre.co.uk/blog/post/the_four_project_parameters_time_cost_quantity_and_quality