التعريف الجيد للمشروع

منصة نون وشين 

   قد يبدو سؤال "لماذا تفشل المشاريع؟" بسيطًا، لكنه يحمل في طياته الكثير من التعقيد، يشبه إلى حد كبير السؤال: كم طول قطعة الخيط؟

   غالبًا ما يعود فشل المشاريع إلى سوء تعريفها، وهو ما أكده استطلاع أجرته معهد إدارة المشاريع (PMI) في 2017، حيث أشار إلى أن 37% من المشاريع فشلت بسبب غياب الأهداف والمعالم الواضحة منذ البداية.

   تُحدد أهداف المشروع وفق معايير دقيقة، بحيث تكون قابلة للقياس والتحقيق، محددة زمنياً، وتتمتع بتخطيط وتوجيه صحيح. وتكمن أهمية هذه الأهداف في عدة نقاط: فهي تمنح الموظفين الدافع للعمل خارج مناطق الراحة الخاصة بهم، وتعمل على توحيد الرؤية بين أفراد الفريق لتجنب اختلاف المخرجات، وتعزز المساءلة لمعرفة مدى التقدم، كما تركز على الإنجاز الفعلي للأهداف المحددة.

   أما معالم المشروع، فتُحدد عبر أدوات وأساليب متنوعة تشمل المصطلحات النوعية والكمية، والصياغة الفنية، والرسوم البيانية. وتشمل هذه المعالم التقليدية: النطاق الذي يحدد محتوى العمل الفعلي، والوقت ومدة التنفيذ، والمشاركة والتعاون المطلوب من جميع الفرق المعنية، وجودة المشروع من حيث الكفاءة والفاعلية، ومخاطر المشروع، بالإضافة إلى التكاليف والميزانية.

   هناك علاقة مترابطة بين هذه المعالم؛ فزيادة النطاق غالبًا ما تتطلب زيادة الميزانية، أما تقليله فقد يستدعي تمديد الجدول الزمني أو التأثير على الجودة.

   لذلك، فإن وضع أهداف واضحة وتحديد معالم المشروع بدقة يعد أمرًا بالغ الأهمية للحصول على توقعات واقعية، وبناء رؤية واضحة لدورة حياة المشروع. يُطلق على هذه الخطوة "التعريف الجيد للمشروع"، وهي الأساس الذي يضمن إتمام المشروع في الوقت المحدد، ويقلل من زحف النطاق، وتجاوز الميزانية، وإرهاق الفريق، كما توفر الشفافية والتفاهم بين مدير المشروع والعميل.